Regulament de organizare și funcționare

REGULAMENTUL

REGULAMENTUL

DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE A APARATULUI

DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI COMUNEI ŞIRIA

modificat prin HCL nr. 67/27.05.2015

CAP. I. DISPOZITII GENERALE

Art.1. In conformitate cu prevederile Legii nr.215/2001, Consiliul Local Şiria aprobă, în condiţiile legii, la propunerea primarului, organigrama, statul de funcţii, numărul de personal şi regulamentul de organizare şi functionare a aparatului de specialitate al primarului.

Art.2. Primarul, viceprimarul şi secretarul comunei Şiria, împreună cu aparatul de specialitate al primarului constituie Primăria comunei Şiria, structură funcţională cu activitate permanentă care duce la îndeplinire hotărârile consiliului local, dispoziţiile primarului, prevederile cuprinse în actele normative care stabilesc obligaţii în sarcina autorităţilor publice locale, soluţionând problemele curante ale colectivităţii locale.

Art.3. (a) Primarul comunei Şiria este şeful administraţiei publice locale şi al aparatului propriu de specialitate, pe care îl conduce şi îl controlează. Exercită atribuţiile stipulate în Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, modificată şi completată, alte atribuţii prevăzute de legi sau de alte acte normative, precum şi însărcinările date de Consiliul local Şiria.

(b) Primarul poate delega din atribuţiile sale viceprimarului; viceprimarul este subordonat primarului şi înlocuitorul de drept al acestuia.

(c) Secretarul comunei Şiria este funcţionar public de conducere, cu studii superioare juridice şi se bucură de stabilitate în funcţie, în condiţiile legii. Atribuţiile secretarului sunt cele prevăzute de legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale, republicată, modificată şi completată, detaliate în fişa postului.

Art.4. (a) Personalul aparatului de specialitate al primarului este format din funcţionari publici şi personal contractual.

(b) Funcţionarii publici se bucură de stabilitate în funcţie şi se supun prevederilor Statutului funcţionarilor publici aprobat prin Legea nr. 188/1999 (r2), modificată şi completată şi Codului de conduită al funcţionarilor publici –L 7/2004.

(c) Personalul contractual este format din ocupanţii posturilor a căror atribuţii de serviciu se concretizează în activităţi de secretariat, administrative, protocol, gospodărie, întreţinere, reparaţii, deservire şi alte categorii de atribuţii care nu implică exercitarea prerogativelor de putere publică. Raporturile de muncă ale personalului contractual sunt reglementate de prevederile Codului muncii (L 53/2003), completate prin acte normative specifice şi se supun normelor impuse de Codul de conduită al personalului contractual – L 477/2004.

(d) Principiile care guvernează conduita profesională a funcţionarilor publici şi a personalului contractual din cadrul aparatului de specialitate al primarului comunei Şiria sunt : supremaţia Constituţiei şi a legii, prioritatea interesului public, asigurarea egalităţii de tratament a cetăţenilor, profesionalismul, imparţialitatea, integritatea morală, libertatea gândirii şi a exprimării, cinstea şi corectitudinea, deschiderea şi transparenţa.

Art. 5. Numirea şi eliberera din funcţie, în condiţiile legii, a personalului din aparatul de specialitate al primarului se face de către acesta, prin dispoziţie.

Art. 6. Primăria comunei Şiria îşi are sediul în comuna Şiria, str. Regiment 85 Infanterie, nr. 184, jud. Arad.

CAP. II. ORGANIZAREA APARATULUI DE SPECIALITATE AL PRIMARULUI

Art. 7. (1) Aparatul de specialitate al primarului este constituit din servicii şi compartimente funcţionale a căror conducere este asigurată de şefi de servicii, de birouri, secretar, viceprimar şi primar, potrivit organigramei aprobată de consiliul local.

(2) În cadrul subdiviziunilor aparatului propriu se realizează atribuţiile consiliului

local şi ale primarului prin acte şi operaţiuni tehnice, economice şi juridice ; ele nu au capacitate juridică distinctă de cea a autorităţii în numele căreia acţionează.

CAP.III.PRINCIPALELE ACTIVITĂŢI ALE COMPARTIMENTELOR DIN CADRUL UAT COMUNA ŞIRIA

Art.8 Activităţile secretarului UAT Comuna Şiria sunt:

coordonarea şi verificarea activității consilierului juridic din cadrul aparatului permanent al Consiliului local și a compartimentelor din subordine : autoritate tutelară și asistență socială, stare civilă și cultură, agricol, resurse umane şi relații cu publicul;
prelucrarea corespondenţei dată în stricta rezolvare şi asigurarea expedierii acesteia în termen;
asigurarea transparenţei şi comunicarea către autorităţile, instituţiile publice şi persoanele interesate a actelor prevăzute la lit. a), în condiţiile Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare;
asigurarea transparenţei decizionale în adoptarea actelor administrative ;
vizarea pentru legalitate a dispoziţiilor emise de primar şi a proiectelor de hotărâri înaintate consiliului local;
coordonarea şi asigurarea pregătirii materialelor pentru şedinţele Consiliului Local (atrib. cons. jur.);
întocmirea şi comunicarea în termen prefectului a dosarelor ședințelor Consiliului local;
întocmirea anuală şi înaintarea în termen, a documentaţiilor privind mobilizarea economiei şi pregătirea teritoriului pentru apărare, ținerea evidenţei militare şi mobilizarea la locul de muncă în cadrul Primăriei Şiria şi Consiliul Local Şiria;
preia şi înregistrează în registrul special contractele de arendă;
asigurarea secretariatului Comisiei locale pentru reconstituirea dreptului de proprietate privată asupra terenurilor;
asigurarea aplicării Legii nr. 165/2013 și îndeplinirea obligațiilor legate de inventarierea terenurilor proprietatea publică și privată a comunei și a statului;
primirea, înregistrarea şi gestionarea cererilor de afişare a ofertelor de vânzare a terenurilor agricole din extravilan în conformitate cu prevederile Legii nr. 17/2014;

ACTIVITĂȚI DE RESURSE UMANE

monitorizarea posturilor vacante, pregătirea și organizarea concursurilor pentru ocuparea acestor posturi;
gestionarea dosarelor personale şi profesionale ale angajaţilor;
întocmirea şi eliberarea adeverinţelor cu vechimea în muncă;
întocmirea atribuţiilor de serviciu ale personalului ce încadrează compartimentele din subordine şi asigurarea, cu consultarea celorlalţi factori de conducere ai unităţii, a întocmirii fişelor de post pentru celelalte compartimente;
întocmirea dispoziţiilor de încadrare, detaşare, transfer, încetare a activităţii, pensionare şi orice alte modificări apărute în raporturile de muncă şi întocmirea contractelor de muncă, după caz;
întocmirea şi gestionarea dosarelor privind acordarea indemnizaţiei de însoţitor şi contractele de muncă ale asistenților personali ai persoanelor cu handicap;
primirea şi înregistrarea declaraţiilor de avere şi interese, publicarea lor pe pagina de internet a instituţiei comunicarea în termen legal la A.N.I.;
întocmirea Planului de ocupare a funcţiilor publice în termenele stabilite de lege după consultarea cu conducerea unităţii şi urmărirea aprobarea lui de către consiliul local;
ţinerea evidenţei modificărilor intervenite în statul de funcţii şi organigramă, şi operarea acestor modificări în termenele stabilite de lege;
operarea Registrului electronic al salariaţilor;
întocmirea, cu consultarea conducerii, a planului de concedii anual;
consilierea etică şi monitorizarea respectării normelor de conduită de către funcţionarii publici din cadrul instituţiei;
întocmirea rapoartelor trimestriale privind respectarea normelor de conduită de către funcţionarii publici din cadrul instituţiei şi comunicarea lor Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici;
elaborarea planului anual de perfecţionare profesională, precum şi a oricăror altor măsuri privind perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici din cadrul autorităţii sau instituţiei publice;
gestionarea portalului de management al funcțiilor publice, operabil pe site-ul ANFP;
întocmirea raportului anual privind activitatea desfășurată ce se va prezenta Consiliului Local Șiria și Primarului;
implementarea standardelor de management intern la nivelul compartimentului secretar şi coordonarea implementării standardelor de management intern la nivelul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Șiria;
îndosarierea şi şnuruirea tuturor documentelor întocmite la nivelul compartimentului şi predarea la arhiva primăriei pe bază de proces verbal, conform nomenclatorului aprobat de consiliul local.

Art.9. Activităţile din cadrul compartimentului agricol sunt:

culegerea şi înscrierea datelor în registrele agricole ale comunei , ţinerea la zi a acestor registre, centralizarea datelor înscrise, furnizarea de date din registrele agricole la solicitarea diferitelor instituţii;
eliberarea adeverințelor privind datele din registrele agricole, a atestatelor de producător şi a carnetelor de comercializare, a biletelor de adeverire a proprietăţii animalelor, a diferitelor adeverințe cu privire la terenurile deţinute în proprietate sau sub alte forme (folosinţă, arendă, etc.);
participarea efectivă la punerea în aplicare a legilor fondului funciar, verificarea dosarelor depuse în vederea reconstituiri dreptului de proprietate, întocmirea proceselor-verbale de punere în posesie, punerea în posesie a celor îndreptăţiţi, întocmirea diferitelor adrese, comunicări, corespondenţe legate de aplicarea legii fondului funciar;
eliberarea titlurilor de proprietate emise în baza legilor fondului funciar și a copiilor xerox de pe documentele de fond funciar (dosare, planuri parcelare);
clarificarea problemelor legate de modul de aplicare a legii (de vechile amplasamente, de vecinătăţi, de limitele de hotar între parcelele atribuite, etc.) și înaintarea Comisiei locale de fond funciar a propunerii privind rectificarea titlurilor de proprietate greșite;
primirea, înregistrarea şi gestionarea cererilor de afişare a ofertelor de vânzare a terenurilor agricole din extravilan în conformitate cu prevederile Legii nr. 17/2014;
întocmirea diferitelor situaţii statistice, situaţii centralizatoare specifice activităţii compartimentului;
întocmirea rapoartelor semestriale și anuale privind activitatea desfășurată și înaintarea lor Primarului;
asigurarea implementării standardelor de management intern la nivelul compartimentului;
îndosarierea şi şnuruirea tuturor documentelor întocmite la nivelul compartimentului şi predarea la arhiva primăriei pe bază de proces verbal, conform nomenclatorului aprobat de consiliul local.

ART.10. Activităţile din cadrul compartimentului stare civilă și cultură sunt :

înregistrarea faptelor şi actele de stare civilă în registrul de naştere, căsătorie şi deces, pe baza declaraţiilor persoanelor obligate la aceasta sau din oficiu, în condiţiile prevăzute de Legea nr. 119/1996;
eliberarea certificatelor de stare civilă;
întocmirea buletinelor statistice de naştere, căsătorie, deces şi comunicarea lor Direcţiei Judeţene de Statistică;
înaintarea către Biroul de Evidenţă Informatizată a Persoanei, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, buletinelor (cărţilor) de identitate ale persoanelor decedate şi comunicările nominale pentru născuţii vii;
înaintarea până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, livretelor militare pentru persoanele cu obligaţii militare decedate către Centrul Militar Judeţean;
întocmirea şi eliberarea livretelor de familie;
întocmirea dosarele de rectificare a actelor de stare civilă;
operarea menţiunilor de anulare sau modificare a actelor de stare civilă dispuse prin hotărâri judecătoreşti;
primirea şi înaintarea spre rezolvare a cererilor de schimbare pe cale administrativă a numelui;
primirea cererilor, întocmirea şi transmiterea Serviciului Judeţean de Stare Civilă a documentaţiei pentru transcrierea actelor de stare civilă încheiate în străinătate;
eliberarea extraselor pentru uz oficial de pe actele de naştere, căsătorie şi deces la cererea autorităţilor publice prevăzute de Legea nr.119/1996, precum şi a dovezilor privind înregistrarea unui act de stare civilă la cererea unei persoane fizice;
operarea comunicărilor de menţiuni;
primirea şi păstrarea cu titlu permanent a listelor de coduri numerice precalculate, atribuirea şi înscrierea lor în actele de stare civilă, conform legii;
întocmirea documentaţiei referitoare la divorţ conform Codului Civil;
asigurarea păstrarea şi conservarea registrelor şi a celorlalte documente de stare civilă, şi înaintarea, după completare, a registrelor de stare civilă ex. II la Serviciul Judeţean de Stare Civilă Arad;
întocmirea sesizării de deschidere a procedurii succesorale;
operarea modificărilor în listele electorale permanente;
constată contravenţiile săvârşite pe linie de stare civilă prevăzute de Legea nr. 119/1996;
gestionarea centralei telefonice;
gestionarea timbrele poştale;
întocmirea notei telefonice şi a registrului de audienţe la primar şi viceprimar;
asigurarea activității de protocol din cadrul Primăriei comunei Şiria;
întocmirea şi verificarea documentelor necesare activităţii căminelor culturale;
promovarea activităţilor din cadrul căminelor culturale de pe raza comunei Șiria, organizarea și participarea la evenimentele desfășurate;
instruirea ansamblului de dansuri „Șiriana” din comuna Șiria și participarea alături de acest ansamblu la evenimentele culturale din țară și din străinătate unde sunt invitați;
întocmirea rapoartelor anuale de activitate care sunt prezentate primarului și consiliului local;
implementarea standardelor de management intern la nivelul compartimentului;
îndosarierea şi şnuruirea tuturor documentelor întocmite la nivelul compartimentului şi predarea la arhiva primăriei pe bază de proces verbal, conform nomenclatorului aprobat de consiliul local.

Art.11.Activităţile din cadrul compartimentului asistenţă socială şi autoritate tutelară sunt :

întocmirea şi gestionarea dosarelor de ajutor social şi stabilirea orelor de muncă la care sunt obligaţi beneficiarii;
urmărirea permanentă a actualizării cu acte a dosarelor de ajutor social;
întocmirea statelor de plată pentru plata ajutoarelor sociale;
întocmirea adeverinţelor pentru beneficiarii venitului minim garantat (ajutor social);
întocmirea şi gestionarea dosarelor pentru alocaţia de stat pentru copii şi pentru alocaţia de susţinere a familiei;
întocmirea şi gestionarea dosarelor pentru acordarea ajutoarelor de încălzire;
efectuarea anchetelor sociale dispuse de lege şi la solicitarea instanţelor judecătoreşti, D.G.A.S.P.C. Arad, etc. ;
întocmirea rapoartelor şi situaţiile statistice referitoare la activitatea de asistenţă socială;
ţinerea evidenţei minorilor şi a persoanelor majore lipsite de capacitate, care necesită ocrotire;
preluarea documentaţiei pentru întocmirea delegației pentru asistarea persoanelor vârstnice la notar în vederea încheierii contractelor de vânzare – cumpărare cu întreţinere, conform Legii 17/2000;
ţinerea evidenţei persoanelor cu handicap şi a asistenţilor personali ai persoanelor cu handicap și verificarea condiţiilor în care asistenţii personali asigură îngrijirea persoanelor cu handicap;
preluarea şi procesarea documentaţiilor referitoare la acordarea indemnizaţiilor pentru creşterea copilului până la 1/2 ani (3 ani);
efectuarea lucrărilor din domeniul protecţiei copilului şi întocmirea lucrărilor necesare pentru minorii asupra cărora trebuiesc luate măsuri de internare, plasament sau încredinţare;
întocmirea rapoartelor de evaluare – reevaluare pentru copii aflaţi în amplasament sau încredinţaţi;
preluarea de la toate compartimentele din cadrul primăriei a documentelor care trebuie inventariate şi înregistrarea lor în arhiva unităţii;
eliberarea adeverinţelor cu normele lucrate la C.A.P.;
sortarea documentelor care au îndeplinit termenul de păstrare (împreună cu comisia de selecţionare din cadrul Primăriei) şi, pe bază de proces verbal, înaintarea spre aprobare comisiei din cadrul Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale;
întocmirea raporturilor semestriale privind activitatea asistenților personali și a raportului anual de activitate a întregului compartiment, pe care le prezintă secretarului, primarului și consiliului local;
implementarea standardelor de management intern la nivelul compartimentului asistenţă socială, întocmirea procedurilor de lucru pentru activitatea desfăşurată şi actualizarea lor ori de câte ori este nevoie;
îndosarierea şi şnuruirea documentelor întocmite şi predarea lor arhiva primăriei pe bază de proces verbal, conform nomenclatorului aprobat de consiliul local.

ACTIVITĂȚILE ASISTENȚILOR PERSONALI

prestarea pentru persoana cu handicap grav toate activităţile şi serviciile prevăzute în contractul individual de muncă şi în planul individual de servicii al persoane adulte cu handicap grav;
asigurarea alimentaței corespunzatoare a persoanei cu handicap;
pregătirea și servirea mesei asistatului asigurând condițiile igienico-sanitare necesare;
asigurarea igienei corporale a asistatului, a lenjeriei de corp, a articolelor de îmbracăminte, a lenjeriei de pat;
asigurarea întreținerii corespunzătoare a curățeniei spațiului de locuit;
asigurarea și urmărirea efectuării tratamentului prescris de medici, sesizand de urgenta, semnele de agravare a bolii, solicitand controlul medical de specialitate la domiciliu, cand este cazul;
urmărirea respectării planurilor de recuperare indicate de specialisti;
participarea la formele de perfectionare a pregătirii profesionale organizate de Primăria comunei Șiria;

comunicarea direcţiilor generale de asistenţă socială şi protecţia copilului judeţene în termen de 48 de ore de la luarea la cunoştinţă, a oricăror modificări survenite în starea fizică, psihică sau socială a persoanei cu handicap grav şi în ale situaţii de natură să modifice acordarea drepturilor prevăzute de lege;

Art.12Activităţile efectuate de cătreadministratorul public sunt:

coordonarea aparatului de specialitate al primarului şi asigurarea funcţionării compartimentelor din cadrul UAT Comuna Şiria şi a serviciilor publice locale;
monitorizarea evoluţiei obiectivelor finanţate din bugetul local;
coordonarea şi conducerea activităţilor de dezvoltare comunitară şi economică;
urmărirea permanentă a proiectelor privind fondurile structurale şi de coeziune post aderare şi participarea la implementarea acestora;
întocmirea demersurilor necesare în vederea parcurgerii etapelor legale de atribuire a contractelor de achiziţii publice şi concesionări de servicii în conformitate cu OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică;

publicarea anunţului pentru licitaţie în SEAP iar apoi Regiei Autonome pentru a fi publicat în Monitorul Oficial;
deschiderea ofertelor la data , ora şi adresa indicată în anunţul de participare;
asigurarea raspunsurilor în mod clar şi complet la orice clarificare solicitată într-o perioadă care nu trebuie să depăşească de regula 3 zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări din partea ofertantului procedură ;
întocmirea dosarului de achiziţie publică pentru fiecare contract atribuit şi urmărirea derulării acestuia;

asigurarea de materiale pentru întreţinere , gospodărire şi reparaţii curente;
urmărirea încadrării în nivelul cheltuielilor aprobate în bugetul local în ceea ce priveşte aprovizionarea cu materiale , prestări de servicii sau lucrări ;
întocmirea în colaborare cu şefii de servicii şi cu responsabilul la urbanism a situaţiilor de lucrări efectuate în regie proprie la construcţii , amenajări de terenuri , mijloace de transport , etc.;
urmărirea încadrării consumurilor de materiale în normativele aprobate;
verificarea solicitărilor din nota de fundamentare în privinţa încadrării în limita legală pentru achiziţiile directe, existenţei contractelor de achiziţii de furnizare servicii, produse sau lucrări;
vizarea notei de fundamentare pentru conformitate la poziţia: “dovada procurării din sursa cea mai ieftină conform reglementărilor privind achiziţiile publice„;
verificarea dacă ceea ce se achiziţionează pe baza contractelor se respectă din punct de vedere cantitativ şi valoric;
în lipsa Primarului comunei Şiria din unitate, semnarea în numele acestuia a actelor de gestiune internă şi a altor acte emise de instituţia Comuna Şiria în îndeplinirea atribuţiilor legale (adeverinţe, certificate, răspunsuri la petiţii, etc) în afara acelor acte prin care se dispune eliberarea unor sume de bani;
arhivarea documentelor ce aparţin de activităţile administratorului public.

Art.13 Activităţile din cadrul compartimentului audit intern sunt :

– elaborarea normelor metodologice specifice entităţii publice în care îşi desfăşoara activitatea, cu avizul UCAAPI București ;

– stabilirea planului anual de audit public intern până la data de 30 noiembrie a anului precedent celui pentru care se elaborează, însoţit de un referat de justificare care cuprinde pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal şi alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective;

– supunerea spre aprobarea conducătorului instituţiei a planului anual de audit public intern;

– propunerea actualizării planului de audit public intern prin întocmirea unui referat de modificare a planului de audit public intern în funcţie de:

modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificaţie a auditării anumitor operaţiuni, activităţi sau acţiuni ale sistemului;
solicitările UCAAPI de a întroduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit public intern.

– efectuarea activităţii de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de

management financiar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă si eficacitate;auditul public intern se exercita asupra tuturor activităţilor desfăşurate intr-o entitate publică, inclusiv din entităţile subordonate, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice, precum şi la administrarea patrimoniului public;

– auditarea, cel putin o data la 3 ani, fără a se limita la acestea, a următoarelor:

1.angajamentele bugetare şi legale din care deriva direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

2. plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;

3. vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;

4. concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;

5. constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;

6. alocarea creditelor bugetare;

7. sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia;

8. sistemul de luare a deciziilor;

9. sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme;

10. sistemele informatice.

– informarea UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;

– raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit la structurile teritoriale UCAAPI, la cererea acestora;

– misiuni de consiliere;

– elaborarea raportului anual al activităţii de audit public intern în structura stabilită de UCAAPI, raport pe care îl transmite la termenul stabilit de cadrul normativ la UCAAPI București și la Camera de Copnturi Arad;

– în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, raportarea imediată conducatorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitatea,

– elaborarea manualului de audit intern și procedurile operaționale pentru activitatea compartimentului de audit intern;

– asigurarea evidenței și arhivarea rapoartelor de audit intern, în dosare speciale, în condițiile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 cu modificările și completările ulterioare;

– întocmirea Programului de asigurare și îmbunătățire a activității de audit intern;

– asigurarea implementării SCM conform OMFP nr. 946/2005 la nivelul activității de audit public intern;

Art.14Activităţile din cadrul biroul financiar-contabil sunt :

COORDONAREA ACTIVITĂȚII ÎN CADRUL BIROULUI FINANCIAR CONTABIL DIN PUNCT DE VEDERE AL EFICIENȚEI ȘI CALITĂȚII

verificarea şi semnarea actelor pe baza cărora se fac încasările şi plăţile în numerar şi prin conturile de Trezorerie, contracte economice, documente contabile, pe baza cărora se fac înregistrările, precum şi situaţiile, extrasele, balanţele, conturile de execuţie bugetară, etc.;
urmărirea modului de desfăşurare a inventarierii anuale, în vederea realizării acesteia în conformitate cu prevederile legale, a patrimoniului public şi privat, sau ori de câte ori este necesară inventarierea, respectiv valorificarea şi înregistrarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii;
întocmirea fişelor de post pentru personalul din subordine;
executarea C.F.P.P.;
întocmirea planului anual pentru pregătirea profesională a personalului din subordine;
supervizarea activităţii desfăşurate de către fiecare persoană din cadrul biroului financiar contabil;
vizarea ordinelor de plată furnizori, pentru documentele care sunt aprobate pe bază de semnătura la BUN DE PLATĂ, şi verificarea datelor de identificare a furnizorului, suma de plată şi activitatea din care se efectuează plata;
asigurarea implementării sistemului de control intern managerial la nivel de compartiment;
întocmirea de rapoarte sau sesizări privind diverse probleme apărute în activitatea compartimentului biroului financiar contabil, care vor fi înaintate organelor superioare pentru sprijinirea soluţionării acestora;
elaborarea analizei financiar contabile pe bază situaţiilor financiare trimestriale şi anuale;

ACTIVITĂŢI PRIVIND GESTIONAREA MATERIALELOR ŞI DE CASIER CENTRAL ÎN CADRUL BIROULUI FINANCIAR CONTABIL

înregistrarea tuturor documentelor în REGISTRATURA UNITĂŢII , şi înscrierea pe document a numărului de înregistrare;
întocmirea notei de comandă pentru cumpărarea materialelor, obiectelor, bunurilor etc. către furnizori ţinând cont de propunerea persoanei care se ocupă de solicitarea ofertelor şi care vizează nota de fundamentare pentru achiziţia din sursa cea mai avantajoasă;
înregistrarea notelor de fundamentare în registrul de note de fundamentare şi anexarea lor la facturile aferente;
recepţionarea în prezenţa comisiei de recepţie, a materialelor, obiectelor de inventar, mijloacelor fixe şi altor valori materiale şi întocmirea în acest scop a NIR / procesului verbal de recepţie a bunurilor primite;
predarea pe bază de borderou a documentelor justificative pentru înregistrare în contabilitate şi plată;
întocmirea bonului de transfer sau consum după caz, la eliberarea materialelor din magazine, semnat în prealabil de către şeful compartimentului de specialitate, persoana care a solicitat şi de gestionar;
întocmirea fişelor de magazie pe fiecare fel de material, obiect sau mijloc fix, surse de finanţare, loc de depozitare;
confruntarea lunară cu datele din evidenţa contabilă a soldurilor existente pe fişa de magazie şi verificarea periodică a fişelor de magazie cu existenţa faptică a materialelor din magazine;
conducerea evidenţei imprimatelor cu regim special şi a celorlalte imprimate;
înregistrarea mijloacelor fixe în registrul mijloacelor fixe, pe grupe de mijloace fixe, în ordinea cronologică a dobândirii;
întocmirea pentru fiecare decadă a necesarului de numerar ce trebuie ridicat, pe zile şi surse de finanţare, (solicitarea în acest scop a propunerilor tuturor şefilor de compartimente şi administratorului public), în vederea efectuării plăţilor conform cu planificarea efectuată;
întocmirea zilnică a borderoului centralizator al încasărilor, desfăşurate pe surse şi pe subdiviziuni ale clasificaţiei bugetare, şi eliberarea agenţilor încasatori a chitanţei pentru suma încasată în casieria centrală;
depunerea numerarului încasat de la agenţii încasatori la Trezoreria Pâncota;
ridicarea de numerar de la Trezoreria Pâncota în baza documentelor de plată primite de la compartimentul contabilitate şi plata numai personal, sau pe bază de împuternicire vizată de persoanele în cauză, persoanelor înscrise în documentele de plată
întocmirea registrului de casă;
conducerea evidenţei avansurilor spre decontare;

ACTIVITĂŢI PRIVIND EVIDENŢA FISCALĂ ÎN CADRUL BIROULUI FINANCIAR CONTABIL

conducerea şi actualizarea dosarelor contribuabililor privind declaraţiile de impunere;
verificarea ca dosarele contribuabililor să fie complete cu toate documentele justificative necesare;
înregistrarea declaraţiilor de impunere în programul informatic;
verificarea datelor din evidenţa informatică cu cele din dosarele personale ale persoanelor fizice şi juridice şi modul de calcul a impozitelor şi taxelor;
înregistrarea în programul de finanţe a tuturor modificărilor din patrimoniul contribuabilului legate de impozitele si taxele locale, pe baza declaraţiilor de impunere şi/sau a documentelor justificative;
încasarea veniturilor UAT Comuna Şiria şi predarea zilnică la casieria centrală;
îndosarierea pe zile a documentelor justificative ale încasării creanţelor (borderouri, chitanţe încasare, chitanţa primită la depunerea la casieria centrală;
verificarea la fiecare sfârşit de lună, a încasărilor înregistrate şi a creanţelor rămase de încasat, în programul de finanţe, cu înregistrarea din evidenţa financiar contabilă şi cu execuţia de la Trezorerie;
întocmirea de situaţii operative privind încasările realizate din impozite, taxe şi alte venituri;
întocmirea certificatelor ce se eliberează cetăţenilor cu privire la situaţia lor fiscală, valori, etc.;
întocmirea adeverinţelor cu privire la bunurile din patrimoniul contribuabililor;
înregistrarea amenzilor pe baza de proces verbal;
înregistrarea scutirilor la impozite şi taxe pentru veterani, persoane cu handicap, deportaţi etc pe baza HCL;
verificarea datelor din registrul agricol cu datele din evidenţa fiscală;

ACTIVITĂŢI PRIVIND EXECUTAREA SILITĂ, ÎN CADRUL BIROULUI FINANCIAR CONTABIL

executarea silită a debitorilor şi terţilor la nivelul UAT comuna Şiria;
întocmirea documentelor de executare silită în cazul neachitării impozitelor şi taxelor, conform legii;
urmărirea şi transmiterea la timp a înştiinţărilor de plată, somaţiilor şi titlurilor executorii;
întocmirea dosarelor de insolvabilitate şi conducerea evidenţei acestora;

ACTIVITĂŢI PRIVIND INSPECŢIA FISCALĂ ÎN CADRUL BIROULUI FINANCIAR CONTABIL

verificarea, analizarea şi centralizarea datelor privind executarea planului de venituri;
urmărirea încasării lunare a debitelor din chirii locuinţe fond locativ de stat, chirii spaţii, a ratelor privind locuinţele vândute în baza Legii nr.112/1995, şi informarea în scris a sefului de compartiment pentru a lua măsuri pentru cei cu restanţe peste termenele legale;
urmărirea încasărilor debitelor din rămăşiţă şi a debitorilor răi platnici;
întocmirea la trimestru a contului de execuţie a veniturilor pe surse de venit (buget local, venituri proprii + subvenţii, venituri proprii, taxe speciale şi în afara bugetului local şi participarea la întocmirea situaţiilor financiare trimestriale;
verificarea borderourilor de debite încasări şi debite scăderi pe baza documentelor existente în dosarele contribuabililor şi a documentelor predate de către contribuabili în cursul anului şi transmiterea unui exemplar pentru înregistrare la contabilitate;
verificarea realităţii şi exactităţii datelor declarate de către contribuabili din dosarele acestora prin inspecţii fiscale, date necesare pentru stabilirea impozitelor pe clădiri, teren, mijloace de transport, şi orice alte impozite şi taxe datorate bugetului local, cu realitatea din teren în ce priveşte suprafaţa construită, anul construcţiei, mp pt. clădiri, suprafaţa reală a terenului din proprietate, sau existenţa mijloacelor de transport deţinute;
verificarea datelor din evidenţa fiscală informatică cu cele din dosarele personale ale persoanelor fizice şi juridice şi modul de calcul a impozitelor şi taxelor;
întocmirea lunară de rapoarte privind problemele legate de încasarea creanţelor (impozite, taxe, amenzi şi mai ales rămăşiţe aferente anilor precedenţi), nominalizarea persoanelor rău platnice, perioadele pentru care aceştia nu şi-au achitat obligaţiile şi aducerea la cunoştinţă situaţia acestora sefului de compartiment şi primarului;
efectuarea de inspecţii fiscale asupra tuturor persoanelor, indiferent de forma de organizare, care au obligaţii de stabilire, reţinere şi plată a impozitelor şi taxelor locale;
elaborarea anuală a programului privind activitatea de inspecţie fiscală;
vizarea borderoului foilor de vărsământ, pentru depunerea încasărilor la trezorerie;

ACTIVITĂŢI PRIVIND SALARIZAREA ÎN CADRUL BIROULUI FINANCIAR CONTABIL

întocmirea statelor de plată pentru toţi angajaţii UAT Comuna Şiria şi pentru asistenţii personali/reprezentanţii legali pe baza dispoziţiilor de salarizare, pontaj, cereri de concediu legal/concediu neplătit, certificate medicale sau alte documente legate de salarizare şi înaintarea pentru viză persoanelor competente;
transmiterea pentru evidenţă în contabilitate, a bazei de date în format electronic până la data de 3 a lunii următoare, celei pentru care se întocmeşte statul de plată;
conducerea şi urmărirea condicii de prezenţă pentru personalul din cadrul biroului financiar contabil;
întocmirea fişelor fiscale şi depunerea la termenele stabilite;
întocmirea declaraţiilor lunare pentru: contribuţia de asigurări sociale, contribuţia pentru şomaj, contribuţia pentru asigurări de sănătate, contribuţia pt. accidente de muncă şi boli profesionale, contribuţia pt. concedii medicale, obligaţiile la bugetul de stat şi le depune lunar la instituţiile specializate;
întocmirea lunară a situaţiilor centralizatoare pentru salarii şi a ordinele de plată pentru salarii;
întocmirea lunară a situaţiilor statistice privitoare la numărul de personal, fondul de salarii, cheltuielile de personal;
întocmirea lunară a situaţiilor privind monitorizarea cheltuielilor de personal şi depunerea la termenele stabilite la Dir. Gen. a Finanţelor publice;
întocmirea la semestru a statelor de funcţii privind nr. de personal şi salariile aferente şi depunerea în termen la Dir. gen. a finanţelor publice;
întocmirea adeverinţelor solicitate pentru salariaţii primăriei;

ACTIVITĂŢI PRIVIND EVIDENŢA BUGETARĂ ŞI A CONTURILOR IN AFARA BILANŢULUI ÎN CADRUL BIROULUI FINANCIAR CONTABIL

întocmirea pentru şedinţa de consiliu local a propunerilor pentru rectificarea bugetului local şi al activităţilor finanţate integral sau parţial din venituri proprii, având la bază referatele de necesitate efectuate de către şefii de compartiment sau adresele primite de la finanţe Arad respectiv Consiliul Judeţean Arad privind modificarea prevederilor bugetare;
înregistrarea în program pentru finanţe, format electronic a bugetului aprobat prin HCL şi transmiterea pentru înregistrare şi viză la Finanţe Arad şi Trezoreria Pâncota;
transmiterea bugetului aprobat, în 3 exemplare secretarului pentru afişare, dosar secretar şi prefectură;
transmiterea proiectului de buget, bugetului iniţial şi a rectificărilor ulterioare a bugetului, informaticianului unităţii, pentru a fi difuzat pe cite-ul UAT Comuna Şiria pentru transparenţă, conform normelor legale;
înregistrarea bugetului aprobat in programul de ordonanţări şi verificarea concordanţei cu prevederile bugetare din programul de contabilitate;
întocmirea situaţiei privind deschiderile şi/sau retragerile de credite conform bugetului aprobat;
întocmirea cererilor de admitere la finanţare în conformitate cu bugetul aprobat sau rectificat după caz , pe fiecare obiectiv separat, pentru grupa C pe total;
întocmirea pentru grupa C din listele de investiţii a anexei 1 b “Alte cheltuieli de investiţii“, centralizat pe total categorii şi întocmirea fişelor pe fiecare categorie în parte;
întocmirea fişei individuale anuale a obiectivelor de investiţii, conform bugetului aprobat;
evidenţa investiţiilor pe surse de finanţare cu toate operaţiunile derulate pe fiecare obiectiv;
verificarea la fiecare sfârşit de lună a concordanţei plăţilor înregistrate în fişa obiectivului de investiţii cu datele din execuţia bugetară listată din programul de contabilitate şi cu evidenţa fişelor de la Trezoreria Pâncota;
întocmirea în două exemplare prognozei plăţilor pe fiecare decadă a lunii cu 5 zile înainte de începerea decadei pentru care se face prognoza plăţilor şi transmiterea unui exemplar la Trezoreria Pâncota;
întocmirea ordinele de plată şi dispoziţiilor de plată pentru documentele aprobate pentru plată (care au viza BUN DE PLATĂ) respectarea prognozei date şi verificarea ca toate documentele justificative să cuprindă anexele aferente conform legii (note de fundamentare, propunere, angajament, ordonanţare, NIR, situaţii de lucrări etc.),toate semnăturile necesare şi încadrarea acestora în disponibilul de credite rămas pentru a se putea efectua plata;
întocmirea anexei 3 pentru fiecare plată a obiectivelor de investiţii, pentru lucrări în continuare şi lucrări noi;
întocmirea anexei 4 pentru fiecare plată a obiectivelor de investiţii trecute la grupa C în lista de investiţii;
întocmirea cererii pentru deschideri de conturi;
întocmirea notei TVA pentru plăţi din TVA (cheltuieli pentru învăţământ, asistenţi personali şi reprezentanţi legali;
întocmirea situaţiilor statistice referitoare la investiţii;
conducerea conturilor in afara bilanţului pentru evidenţa creditelor, angajamentelor legale, garanţiei de bună execuţie, insolvabililor şi a bunurilor supuse sechestrului;
conducerea evidenţei, în programul informatic, a propunerilor de angajare a unei cheltuieli, angajamentului bugetar individual/global , ordonanţarea de plată şi anexarea acestora la documentele justificative aferente;
înregistrarea şi trimiterea in format electronic pentru finanţe a raportării lunare;

ACTIVITĂŢI PRIVIND EVIDENŢA CONTABILĂ ŞI DE GESTIUNE ÎN CADRUL BIROULUI FINANCIAR CONTABIL

conducerea evidenţei contabile de gestiune, financiară şi bugetară a patrimoniului UAT Comuna Şiria;
conducerea evidenţei bunurilor primite sau date în administrare gratuită, în conturi în afara bilanţului;
conducerea evidenţei bunurilor intrate cu titlu gratuit pe baza documentelor justificative şi a anexelor aferente (Contract, convenţie, proces verbal de donaţie, etc.) şi nota internă de recepţie;
preluarea zilnică a registrului de casă, verificarea documentelor anexate şi vizarea registrului de casă pentru a înregistra în contabilitate în ordine cronologică şi la zi toate documentele justificative care stau la baza operaţiunilor efectuate prin casierie;
înregistrarea în contabilitate în ordine cronologica, la zi, a tuturor operaţiunilor care afectează patrimoniul UAT Comuna Şiria (plăţile prin virament, mişcările de materiale, obiecte de inventar, mijloace fixe, lucrările şi prestările de servicii precum şi cheltuieli de personal) pe surse de finanţare, pe baza documentelor justificative;
calcularea şi înregistrarea în contabilitate a amortizării aferente mijloacelor fixe;
verificarea documentelor justificative şi a anexelor acestora (să fie corespunzătoare datele de identificare a furnizorului şi a beneficiarului să fie complete, să aibă numărul de înregistrare în registratură trecut pe verso, să aibă anexată nota de fundamentare, propunerea, angajamentul şi ordonanţarea de plată, NIR-ul / procesul verbal de recepţie a mijlocului fix sau situaţia de lucrări/servicii aferentă, care să fie semnate şi vizate de persoanele competente;
conducerea evidenţei veniturilor şi a creanţelor pe feluri de venituri, în baza centralizatorului de încasări anexat la registrul de casă, precum şi a veniturilor încasate direct în cont la trezorerie;
verificarea concordanţei datelor înregistrate în contabilitate cu extrasele de cont;
verificarea datelor din evidenţa contabilă cu cea din evidenţa fiscală (debite, rămăşiţe, majorări) şi din programul informatic de ordonanţări (angajamente, plăţi, prevederi bugetare;
conducerea evidenţei registrelor obligatorii de contabilitate ( registru inventar, registru jurnal, registru cartea mare);
listarea la fiecare sfârşit de lună a situaţiilor centralizatoare ( note contabile, fişa contului, fişa indicatorilor, parteneri, balanţa sintetică, execuţia bugetară, registru jurnal);
întocmirea balanţei de verificare sintetică la fiecare sfârşit de lună şi verificarea tuturor soldurilor analitice componente să fie în concordanţă cu soldurile din contabilitatea de gestiune, cu extrasele de cont, atât la venituri cât şi la cheltuieli, cu situaţia creanţelor de la finanţe, cu partenerii, conturi trezorerie şi bănci etc. ;
verificarea concordanţei dintre indicatori şi conturi de cheltuieli şi venituri, întocmirea de situaţii de verificare necesare;
verificarea concordanţei soldurilor conturilor de investiţii în curs cu evidenţa din fişa acestora;
verificarea concordanţei plăţilor pentru fiecare obiectiv de investiţii în curs din execuţia bugetară cu rulajele din balanţa de verificare de la conturile aferente;
verificarea concordanţei soldurilor conturilor privind obligaţiile aferente cheltuielilor de personal cu situaţia recapitulativă privind cheltuielile de personal din programul de salarii;
verificarea concordanţei dintre soldurile conturilor de ajutoare sociale cu situaţia data de compartimentul de asistenţă socială;
verificarea soldurilor din balanţele de verificare analitice din gestiune cu fişele de magazie ale persoanei cu atribuţii de gestionar şi confirmarea soldurilor pe bază de semnătură;
verificarea concordanţei soldurilor conturilor Clienţi şi furnizori cu facturile rămase de încasat sau neachitate la sfârşit de lună precum si cu datele din evidenţa contabilă a clienţilor şi furnizorilor, conform normelor legale în vigoare;
verificarea şi valorificarea inventarelor efectuate la patrimoniul UAT Comuna Şiria ori de câte ori acestea se efectuează;
preluarea la sfârşit de lună notelor contabile de la Şcoala Generală Şiria, verificarea şi centralizarea la nivel de unitate pentru raportările lunare, trimestriale şi anuale;
conducerea evidenţei obiectivelor de investiţii în curs, pe fişe individuale anuale, pe toată durata de realizare, anexarea de copii după documentele justificative care stau la baza acestora;
efectuarea verificării inopinate a soldului de casă şi întocmirea procesului verbal de constatare, comunicarea pe bază de semnătură şefului biroului financiar contabil;
participarea la implementarea standardelor privind managementul controlului intern, întocmirea de proceduri de lucru pentru activitatea pe care o desfăşoară fiecare personal din cadrul biroului financiar contabil , actualizarea acestora ori de câte ori este nevoie şi ţinerea evidenţei riscurilor la nivelul biroului financiar contabil;
îndosarierea, şnuruirea tuturor documentelor din cadrul biroului financiar contabil predarea la arhiva primăriei pe bază de proces verbal, conform nomenclatorului aprobat de Consiliul local;
participarea la lucrările de întocmire a situaţiilor financiare trimestriale şi anuale şi la alte raportări, situaţii, statistici cerute de utilizatorii de informaţii a întregului personal din cadrul biroului financiar contabil;

Art.15. Activităţile din cadrul Serviciul administrativ, pază, întreţinere şi transport sunt:

coordonarea activităţii din cadrul serviciului administrativ, pază, întreţinere şi transport din UAT comuna Şiria;
coordonarea gestionarii carburanţilor si lubrifianţilor;
conducerea evidenţei consumurilor de carburanţi pe fiecare mijloc de transport, şi informarea conducerii instituţiei în cazul depăşirii consumurilor legale;
gestionarea foilor de parcurs / de înregistrare si evidenţa acestora;
întocmirea F.A.Z – urilor pe baza foilor de parcurs prezentate, pentru toate mijloacele de transport;
coordonarea soferilor şi a mijloacelor de transport;
întocmirea şi gestionarea dosarelor soferilor , verificarea valabilitatii avizelor medicale şi psihologice existente la dosarul personal al fiecărui şofer şi în caz contrar solicită prezentarea/actualizarea acestora; depunerea documentelor necesare la Autoritatea Română Rutieră în vederea obţinerii certificatului de transport în cont propriu;
asigurarea înregistrarii la ARR a tuturor autovehiculelor din cadrul unităţii care au masa totală maximă autorizată mai mare de 3,5 tone şi a autovehiculelor de transport persoane care au peste 9 locuri;
asigurarea că la bordul autovehiculelor de transport se găseşte copia conformă a certificatului de transport în cont propriu şi celelalte documente care fac dovada categoriei şi tipului de transport efectuat;
asigurarea că sunt deţinute la sediul întreprinderii documentele de transport, a cărţilor de identitate a autovehiculelor şi a celorlalte acte necesare autovehiculelor deţinute;
asigurarea că sunt respectate prevederile certificatului de transport în cont propriu şi a legislaţiei în domeniu;
asigurarea implementării standardelor de management intern la nivel de compartiment;
întocmirea şi actualizarea registrului de riscuri;
arhivarea documentelor la nivelul compartimentului;

Art.16. Activităţile din cadrul compartimentului urbanism sunt :

verificarea cererilor, a situaţiei juridice, economice şi tehnice a terenurilor şi eliberarea certificatelor de urbanism la solicitarea persoanelor fizice şi juridice;
analizarea documentaţiilor depuse de beneficiari şi eliberarea autorizaţiilor de construire sau desfiinţare conform prevederilor Legii nr. 50/1991, republicată;
asigurarea respectării PUG şi RLU al comunei Şiria;
asigurarea aplicării prevederilor OMDRT nr. 2701/2010 pentru aprobarea Metodologiei de informare şi consultare a publicului cu privire la elaborarea sau revizuirea planurilor de amenajare a teritoriului şi de urbanism;
arhivarea documentelor de la compartimentul urbanism şi predarea lor la arhiva unităţii pe bază de proces-verbal conform nomenclatorului arhivistic;
implementarea standardelor privind managementul controlului intern , la compartimentul urbanism;

Art.17. Activităţile din cadrul serviciului voluntar pentru situaţii de urgenţă și administrarea domeniului public și privat sunt :.

organizarea şi conducerea acţiunilor echipelor de specialitate sau specializate a voluntarilor în caz de incendiu, avarii, calamităţi naturale, inundaţii, explozii şi alte situaţii de urgenţă ;
întreţinerea şi asigurarea funcţionării legăturilor şi mijloacelor de înştiinţare şi alarmare în situaţii de protecţie civilă ;
întocmirea, aprobarea, actualizarea, păstrarea şi aplicarea documentelor operative ;
asigurarea procesului de pregătire al voluntarilor pentru ridicarea capacităţii de intervenţie;
asigurarea bazei materiale a serviciului voluntar prin compartimentul administrativ din cadrul primăriei pe baza propunerilor instrucţiunilor de dotare;
întocmirea situaţiei cu mijloacele, aparatura, utilajele şi instalaţiile din localitate care pot fi folosite în situaţii de urgenţă, pe care o actualizează permanent ;
asigurarea încadrării, în cadrul serviciului de intervenţie, a personalului de specialitate;
verificarea măsurilor de prevenire în gospodăriile populaţiei şi pe teritoriul agenţilor economici din raza localităţii şi exercitarea controlului aplicării măsurilor de protecţie civilă în plan local;
întocmirea şi actualizarea fişelor postului pentru personalul voluntar;
întocmirea proiectului de buget anual pentru serviciu şi urmărirea în permanenţă a execuţiei bugetare;
aplicarea normelor privind protectia muncii în cadrul instituţiei ;
efectuarea lucrărilor de întreținere a străzilor în comună cu utilajele din dotare (buldoexcavatorul, buldozerul, cilindrul);
întreţinerea terenurilor de sport din comună;
menținerea stării tehnice a utilajelor conduse și efectuarea îngrijirii zilnice a acestora;
întocmirea foilor de parcurs şi prearea lor zilnică coordonatorului de transport;
executarea lucrărilor de construcţii şi reparaţii ( zidărie, zugrăveli, vopsitorie) la construcţiile aflate în patrimoniul comunei Şiria;
întreţinerea spaţiilor verzi de pe raza comunei și urmărirea respectării curățeniei pe spațiul public;
supravegherea lucrărilor executate de către beneficiarii Legii 416/2001;
supravegherea efectuării orelor de muncă în folosul comunităţii la care sunt obligaţi contravenienţii prin sentinţe judecătoreşti şi mandate de executare;
întocmirea raportului anual de activitate care se prezintă Primarului;
asigurarea implementării standardelor de management intern la nivelul serviciului, întocmirea de proceduri de lucru pentru activitatea pe care o desfăşoară actualizarea lor ori de câte ori este nevoie;
îndosarierea şi şnuruirea tuturor documentelor întocmite şi predarea lor la arhiva primăriei pe bază de proces verbal, conform nomenclatorului aprobat de consiliul local.

CAP. IV. DISPOZIŢII FINALE

Art.18. REGULI DE ACCES ŞI GESTIONARE A RESURSELOR MATERIALE , INFORMAŢIONALE ŞI FINANCIARE

Obiectivele generale ale instituţiei sunt realizate prin operaţiuni sistematice, etice, economice, eficiente şi eficace. Aceste operaţiuni trebuie să fie conforme cu misiunea instituţiei.

Sistematic înseamnă într-un mod bine organizat, metodic.

Etic priveşte principiile etice. Funcţionarii publici din instituţie, dar şi personalul contractual trebuie să servească intereselor publice în mod corect şi să administreze resursele publice corespunzător planurilor aprobate şi în conformitate cu legile şi reglementările în vigoare.

Economic înseamnă fără risipă, prin folosirea unei cantităţi corecte de resurse, de o calitate corespunzătoare, care să fie livrate la timpul şi la locul oportun la un cost minim.

Eficient priveşte legătura dintre resursele utilizate şi rezultatele obţinute în atingerea obiectivelor.

Eficace se referă la realizarea obiectivelor generale şi specifice sau măsura în care rezultatele unei activităţi sunt conforme cu obiectivul propus.

Toţi angajaţii instituţiei poartă răspunderea şi responsabilitatea pentru deciziile şi acţiunile lor, inclusiv pentru gestionarea corectă a resurselor şi fondurilor publice, în mod legal dar şi performant.

Gestionarea resurselor trebuie făcută cu respectarea legislaţiei în domeniu cât şi a reglementărilor de ordin intern .O atenţie deosebită trebuie acordată protejării resurselor împotriva pierderilor şi pagubelor prin risipă, abuz, gestionare necorespunzătoare, erori, fraude şi nereguli. În acest sens trebuie accentuată semnificaţia protejării resurselor din sectorul public, întrucât aceste resurse încorporează în general bani publici, iar cheltuirea acestora presupune o atenţie deosebită. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora. Severitatea restricţiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă şi de riscul pierderii potenţiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul şi riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvată. Periodic între resursele existente şi cele înregistrate în evidenţele contabile se fac comparaţii(inventare anuale), verificându-se veridicitatea datelor faptice. La această operaţiune participă funcţionari din cadrul instituţiei care verifică existenţa în fiecare gestiune a materialelor,mijloacelor fixe, obiectelor de inventar, combustibil, etc. Aceste bunuri şi valori se compară cu evidenţele contabile pentru a se stabili eventualele neclarităţi, neconcordanţe, eventualele lipsuri sau plusuri, după caz. Operaţiunea de inventariere poate fi dispusă de către conducere ori de câte ori este necesar. De asemenea se fac verificări referitoare la condiţiile de păstrare a acestor bunuri pentru a nu se degrada dar şi a fi pe deplin asigurate şi securizate. Rezultatele controlului se înaintează conducerii instituţiei care procedează conform legilor şi reglementărilor în vigoare, după caz.

1.Accesul la resursele materiale.

a)Fiecare funcţionar din cadrul Primăriei, beneficiază de un birou de lucru propriu, dotat cu masă, scaun. Accesul la acestea este neîngrădit, funcţionarii având deplină libertate în utilizarea acestora.

b)Accesul la materiale de birou( pixuri, creioane, radiere, corectoare, hârtie de scris, etc.) sau diverse modele de formulare,registre se realizează prin întocmirea unui necesar de materiale care se transmite la compartimentul contabilitate(magazie), care după verificarea acesteia şi cu aprobarea conducătorului instituţiei procedează la eliberarea acestora către solicitant. Fiecare funcţionar fiind responsabil de utilizarea eficientă a materialelor.

c)Accesul la materiale de construcţii şi instalaţii se face prin întocmirea unei note de fundamentare de către solicitant, în funcţie de lucrarea care trebuie efectuată(zugrăveli, zidării, diverse reparaţii electrice), care după vizarea de către şeful de compartiment respectiv se înaintează spre aprobare conducătorului instituţiei, apoi se transmite biroului contabilitate (administrativ) pentru efectuarea demersurilor legate de aprovizionarea cu respectivele materiale. După achiziţionare materialele se eliberează solicitantului, acesta fiind responsabil de utilizarea eficientă a acestora.

d)Accesul la combustibili se face prin întocmirea unei note de fundamentare de către şeful compartimentului transport cu cantitatea necesară a fi aprovizionată. După aprobarea acesteia de către conducător se realizează aprovizionare de către administrator. Eliberarea combustibilului către utilizatori se face de către gestionar, în baza bonului de alimentare vizat de către şeful compartimentului transport şi aprobat de către conducător.

e)Accesul la resursele informatice, telefonie, poştă electronică.

Fiecare birou este dotat cu aparat telefonic, accesul la acesta fiind liber, funcţionarul fiind responsabil de utilizarea economic şi eficace a acestuia.

Fiecare birou este dotat cu calculator personal(desktop), care se utilizează pentru rezolvarea diferitelor sarcini de lucru. Accesul la acesta nu este îngrădit, de utilizarea lui răspunzând fiecare funcţionar în parte.

Accesul la poşta electronică se realizează prin adresa de e-mail a instituţiei, la care are acces conducerea instituţiei, funcţionarul care îndeplineşte sarcini de registratură, informaticianul sau altă persoană împuternicită de către primar. Accesul la poşta electronică se realizează în baza unui cont de utilizator şi a unei parole, unice pentru cei care au acces la aceasta.

Accesul la programele informatice specifice, se realizează strict de către birourile care le folosesc. Programul de contabilitate se utilizează de către funcţionarii de la biroul contabilitate. Programul de impozite şi taxe se utilizează de către funcţionarii de la biroul de impozite şi taxe. Pentru a fi protejate datele, accesul la program se face prin utilizarea unei parole pentru fiecare funcţionar în parte.

Accesul la programul de registratură se face de către fiecare compartiment prin introducerea unui utilizator asociat cu o parolă pentru fiecare în parte.

Accesul la programul de legislaţie este limitat la 10 utilizatori fiind permis printr-o parolă.

2.Accesul la resursele informaţionale

Accesul la resursele informaţionale se realizează cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelorcu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date.

Datele cu caracter personal sunt orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, in mod particular prin referire la un număr de identificare ori la unul sau la mai mulţi factori specifici identităţii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Operatorul, în speţă compartimentele din cadrul Primăriei comunei Bata care gestionează astfel de date, este obligat să aplice măsurile tehnice si organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, in special dacă prelucrarea respectivă comportă transmisii de date in cadrul unei reţele, precum si împotriva oricărei alte forme de prelucrare ilegală.
Aceste măsuri trebuie sa asigure, potrivit stadiului tehnicii utilizate in procesul de prelucrare si de costuri, un nivel de securitate adecvat in ceea ce priveşte riscurile pe care le reprezintă prelucrarea, precum si in ceea ce priveşte natura datelor care trebuie protejate.

Operatorul, atunci când desemnează o persoană împuternicită, este obligat să aleagă o persoană care prezintă suficiente garanţii in ceea ce priveşte măsurile de securitate tehnice si organizatorice cu privire la prelucrările ce vor fi efectuate, precum şi să vegheze la respectarea acestor măsuri de către persoana desemnată.

Fiecare operator primeşte de la autoritatea de supraveghere un număr de înregistrare care trebuie menţionat pe orice act prin care datele sunt colectate, stocate sau dezvăluite.

3.Accesul la resursele financiare.

a)Pentru deplasările în interesul serviciului angajaţii au dreptul la decontarea transportului, eventual la plata diurnei când situaţia o impune. Accesul la această resursă se realizează prin completarea unui ordin de deplasare, vizat de biroul financiar contabil şi aprobat de conducătorul instituţiei. Ordinul de deplasare se vizează şi la instituţia unde angajatul a efectuat deplasarea. După acesta , ordinul de deplasare se depune la biroul financiar contabil în vederea efectuării plăţii către angajat.

b)Pentru diferite cheltuieli care trebuiesc efectuate în numerar, persoanele împuternicite de către conducătorul unităţii pot solicita biroului financiar contabil eliberarea unui avans în numerar, în baza unei note de fundamentare întocmite de către solicitant, vizată de şeful de compartiment respectiv şi aprobată de către conducătorul instituţiei. După efectuarea plăţilor respective, titularul avansului procedează la decontarea acestuia prin prezentarea de documente justificative(factură fiscală, bon fiscal). Diferenţa rezultată în urma prezentării decontului se depune la casierie sau se procedează la plata sumei cheltuită peste valoarea iniţială a decontului, după caz.

c) Accesul la veniturile din impozitele şi taxele locale încasate în numerar o are doar persoana numită prin dispoziţie, care ocupă postul de casier, sau persoana împuternicită să-l înlocuiască. Disponibilităţile din casierie trebuiesc depuse la trezoreria statului conform reglementărilor legale în vigoare.

Obiectivele generale ale instituţiei sunt realizate prin operaţiuni sistematice, etice, economice, eficiente şi eficace. Aceste operaţiuni trebuie să fie conforme cu misiunea instituţiei.

Sistematic înseamnă într-un mod bine organizat, metodic.

Etic priveşte principiile etice. Funcţionarii publici din instituţie, dar şi personalul contractual trebuie să servească intereselorpublice în mod corect şi să administreze resursele publice corespunzător planurilor aprobate şi în conformitate cu legile şi reglementările în vigoare.

Economic înseamnă fără risipă, prin folosirea unei cantităţi corecte de resurse, de o calitate corespunzătoare, care să fie livrate la timpul şi la locul oportun la un cost minim.

Eficient priveşte legătura dintre resursele utilizate şi rezultatele obţinute în atingerea obiectivelor.

Eficace de referă la realizarea obiectivelor generale şi specifice sau măsura în care rezultatele unei activităţi sunt conforme cu obiectivul propus.

Gestionarea resurselor trebuie făcută cu respectarea legislaţiei în domeniu cât şi a reglementărilor de ordin intern.O atenţie deosebită trebuie acordată protejării resurselor împotriva pierderilor şi pagubelor prin risipă, abuz, gestionare necorespunzătoare, erori, fraude şi nereguli. În acest sens trebuie accentuată semnificaţia protejării resurselor din sectorul public, întrucât aceste resurse încorporează în general bani publici, iar cheltuirea acestora presupune o atenţie deosebită. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora. Severitatea restricţiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursă şi de riscul pierderii potenţiale, care trebuie apreciate periodic.La determinarea vulnerabilităţii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul şi riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvată. Periodic între resursele existente şi cele înregistrate în evidenţele contabile se fac comparaţii(inventare anuale), verificându-se veridicitatea datelor faptice.La această operaţiune participă funcţionari din cadrul instituţiei care verifică existenţa în fiecare gestiune a materialelor,mijloacelor fixe, obiectelor de inventar, combustibil, etc. Aceste bunuri şi valori se compară cu evidenţele contabile pentru a se stabili eventualele neclarităţi, neconcordanţe, eventualele lipsuri sau plusuri, după caz. Operaţiunea de inventariere poate fi dispusă de către conducere ori de câte ori este necesar. De asemenea se fac verificări referitoare la condiţiile de păstrare a acestor bunuri pentru a nu se degrada dar şi a fi pe deplin asigurate şi securizate.Rezultatele controlului se înaintează conducerii instituţiei care procedează conform legilor şi reglementărilor în vigoare, după caz.

1.Accesul la resursele materiale.

a)Fiecare funcţionar din cadrul Primăriei, beneficiază de un birou de lucru propriu, dotat cu masă, scaun.Accesul la acestea este neîngrădit, funcţionarii având deplină libertate în utilizarea acestora.

b)Accesul la materiale de birou( pixuri, creioane, radiere, corectoare, hârtie de scris, etc.) sau diverse modele de formulare,registre se realizează prin întocmirea unui necesar de materiale care se transmite la compartimentul contabilitate(magazie), care după verificarea acesteia şi cu aprobarea conducătorului instituţiei procedează la eliberarea acestora către solicitant.Fiecare funcţionar fiind responsabil de utilizarea eficientă a materialelor.

c)Accesul la materiale de construcţii şi instalaţii se face prin întocmirea unei note de fundamentare de către solicitant, în funcţie de lucrarea care trebuie efectuată(zugrăveli, zidării, diverse reparaţii electrice), care după vizarea de către şeful de compartiment respectiv se înaintează spre aprobare conducătorului instituţiei, apoi se transmite biroului contabilitate (administrativ) pentru efectuarea demersurilor legate de aprovizionarea cu respectivele materiale. După achiziţionare materialele se eliberează solicitantului,acesta fiind responsabil de utilizarea eficientă a acestora.

d)Accesul la combustibili se face prin întocmirea unei note de fundamentare de către şeful compartimentului transport cu cantitatea necesară a fi aprovizionată.După aprobarea acesteia de către conducător se realizează aprovizionare de către administrator. Eliberarea combustibilului către utilizatori se face de către gestionar, în baza bonului de alimentare vizat de către şeful compartimentului transport şi aprobat de către conducător.

2.Accesul la resursele informatice, telefonie, poştă electronică.

a)Fiecare birou este dotat cu aparat telefonic, accesul la acesta fiind liber, funcţionarul fiind responsabil de utilizarea economic şi eficace a acestuia.

b)Fiecare birou este dotat cu calculator personal(desktop), care se utilizează pentru rezolvarea diferitelor sarcini de lucru.Accesul la acesta nu este îngrădit, de utilizarea lui răspunzând fiecare funcţionar în parte.

c)Accesul la poşta electronică se realizează prin adresa de e-mail a instituţiei, la care are acces coducerea instituţiei, funcţionarul care îndeplineşte sarcini de registratură, informaticianul sau altă persoană împuternicită de către primar.Accesul la poşta electronică se realizează în baza unui cont de utilizator şi a unei parole, unice pentru cei care au acces la aceasta.

d)Accesul la programele informatice specifice, se realizează strict de către birourile care le folosesc. Programul de contabilitate se utilizează de către funcţionarii de la biroul contabilitate.Programul de impozite şi taxe se utilizează de către funcţionarii de la biroul de impozite şi taxe.Pentru a fi protejate datele, accesul la program se face prin utilizarea unei parole pentru fiecare funcţionar în parte.

Accesul la programul de registratură se face de către fiecare compartiment prin introducerea unui utilizator asociat cu o parolă pentru fiecare în parte.

Accesul la programul de legislaţie este limitat la 10 utilizatori fiind permis printr-o parolă.

3.Accesul la resursele financiare.

a)Pentru deplasările în interesul serviciului angajaţii au dreptul la decontarea transportului, eventual la plata diurnei când situaţia o impune.Accesul la acesastă resursă se realizează prin completarea unui ordin de deplasare, vizat de biroul financiar contabil şi aprobat de conducătorul instituţiei.Ordinul de deplasare se vizează şi la instituţia unde angajatul a efectuat deplasarea.După acesta , ordinul de deplasare se depune la biroul financiar contabil în vederea efectuării plăţii către angajat.

b)Pentru diferite cheltuieli care trebuiesc efectuate în numerar, persoanele împuternicite de către conducătorul unităţii pot solicita biroului financiar contabil eliberarea unui avans în numerar, în baza unei note de fundamentare întocmite de către solicitant, vizată de şeful de compartiment respectiv şi aprobată de către conducătorul instituţiei.După efectuarea plătilor respective, titularul avansului procedează la decontarea acestuia prin prezentarea de documente justificative(factură fiscală, bon fiscal).Diferenţa rezultată în urma prezentării decontului se depune la casierie sau se procedează la plata sumei cheltuită peste valoarea iniţială a decontului, după caz.

Art. 19. Sistemul informatic de prelucrare automata a datelorla nivelul primăriei comunei Șiria asigură prelucrarea datelor înregistrate în conformitate cu reglementarile generale aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

Laelaborarea si adaptarea programelor informaticevor fi avute în vedere urmatoarele:

a) cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementarilor în vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestor proceduri, în functie de modificarile intervenite în legislatie;

b) cunoasterea adecvată a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor de catre personalul implicat si respectarea acestora;

c ) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;

d) stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;

e ) solutionarea eventualelor erori care pot sa apara în functionarea sistemului informatic;

f) verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;

g) verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea sa fie efectuate în concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

h) verificarea prin teste decontrola programului informatic utilizat.

Art. 20. Detalierea atribuţiilor aferente activităţilor prezentate în Regulament, pe

fiecare post în parte, se realizează prin fişa postului care se întocmeşte, conform legii, de către funcţionarii publici şi personalul contractual cu funcţii de conducere, potrivit ierarhiei stabilite prin organigrama aprobată.

Art. 21. La nivelul executivului local funcţionează în conformitate cu actele normative

în vigoare comisii pe diferite domenii sau constituite pentru rezolvarea unor probleme prin dispoziţii ale primarului comunei Şiria sau hotărâri de consiliu care reunesc reprezentanţi din mai multe compartimente.

Art. 22. Între compartimentele funcţionale din cadrul aparatului primarului comunei

Şiria există o permanentă colaborare în scopul asigurării unei rapide informări şi a soluţionării operative a tuturor atribuţiilor şi a problemelor ivite.

Art. 23. Programul de lucru al personalului este de 40 de ore săptămânal desfăşurat

în 5 zile de luni până joi în intervalul 08,00- 16,300, cu pauză de masă între orele 12,00-12,30 şi vineri în intervalul 08,00 – 14,00.

Art. 24. Prevederile prezentului regulament se aduce la cunoştinţa personalului din

aparatul de specialitate al primarului şi a persoanelor interesate prin publicare pe pagina de internet a instituţiei.

PRIMAR, SECRETAR,

Bot Valentin Sârb Gabriela